El SDLC es un enfoque por fases para el análisis y el diseño cuya premisa principal consiste en que los sistemas se desarrollan mejor utilizando un ciclo específico de actividades del analista y el usuario.
Aquí hemos dividido el ciclo en siete fases. A pesar de que cada fase
se explica por separado, nunca se realiza como un paso aislado. Más bien, es
posible que varias actividades ocurran de manera simultánea, y algunas de ellas
podrían repetirse. Es más práctico considerar que el SDLC se realiza por fases
(con actividades en pleno apogeo que se traslapan con otras hasta terminarse
por completo) y no en pasos aislados.
IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y
OBJETIVOS
En esta primera fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el
analista se ocupa de identificar problemas, oportunidades y objetivos. Esta
etapa es crítica para el éxito del resto del proyecto, pues a nadie le agrada
desperdiciar tiempo trabajando en un problema que no era el que se debía
resolver. Se requiere que el analista observe objetivamente lo que sucede en un
negocio. A continuación, en conjunto con otros miembros de la organización, el
analista determina con precisión cuáles son los problemas. Con frecuencia los
problemas son detectados por alguien más, y ésta es la razón de la llamada
inicial al analista. Las oportunidades son situaciones que el analista
considera susceptibles de mejorar utilizando sistemas de información computarizados.
El aprovechamiento de las oportunidades podría permitir a la empresa obtener
una ventaja competitiva o establecer un estándar para la industria.
En primer lugar, el analista debe averiguar lo que la empresa trata de
conseguir. A continuación, podrá determinar si algunas funciones de las
aplicaciones de los sistemas de información pueden contribuir a que el negocio
alcance sus objetivos aplicándolas a problemas u oportunidades específicos.
Las actividades de esta fase consisten en entrevistar a los encargados
de coordinar a los usuarios, sintetizar el conocimiento obtenido, estimar el alcance
del proyecto y documentar los resultados. El resultado de esta fase es un
informe de viabilidad que incluye una definición del problema y un resumen de
los objetivos. A continuación, la administración debe decidir si se sigue
adelante con el proyecto propuesto.
Entre las herramientas que se utilizan para determinar los
requerimientos de información de un negocio se encuentran métodos interactivos
como las entrevistas, los muestreos, la investigación de datos impresos y la
aplicación de cuestionarios; métodos que no interfieren con el usuario como la
observación del comportamiento de los encargados de tomar las decisiones y sus
entornos de oficina, al igual que métodos de amplio alcance como la elaboración
de prototipos.
Esta fase es útil para que el analista confirme la idea que tiene de
la organización y sus objetivos. En ocasiones sólo realizan las dos primeras
fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas. El analista de sistemas
necesita conocer los detalles de las funciones del sistema actual: el quién (la
gente involucrada), el qué (la actividad del negocio), el dónde (el entorno
donde se desarrollan las actividades), el cuándo (el momento oportuno) y el
cómo (la manera en que se realizan los procedimientos actuales) del negocio que
se estudia. A continuación el analista debe preguntar la razón por la cual se
utiliza el sistema actual. Podría haber buenas razones para realizar los
negocios con los métodos actuales, y es importante tomarlas en cuenta al
diseñar un nuevo sistema. La reingeniería de procesos de negocios podría ser
útil para conceptualizar el negocio de una manera creativa. Al término de esta
fase, el analista debe conocer el funcionamiento del negocio y poseer
información muy completa acerca de la gente, los objetivos, los datos y los procedimientos
implicados.
De nueva cuenta, herramientas y técnicas especiales auxilian al
analista en la determinación de los requerimientos. Una de estas herramientas
es el uso de diagramas de flujo de datos para graficar las entradas, los
procesos y las salidas de las funciones del negocio en una forma gráfica
estructurada. A partir de los diagramas de flujo de datos se desarrolla un
diccionario de datos que enlista todos los datos utilizados en el sistema, así
como sus respectivas especificaciones.
Existen tres métodos principales para el análisis de decisiones
estructuradas: español estructurado, tablas y árboles de decisión.
En este punto del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el
analista prepara una propuesta de sistemas que sintetiza sus hallazgos,
proporciona un análisis de costo/beneficio de las alternativas y ofrece, en su
caso, recomendaciones sobre lo que se debe hacer. Si la administración de la
empresa considera factible alguna de las recomendaciones, el analista sigue adelante.
Cada problema de sistemas es único, y nunca existe sólo una solución correcta.
La manera de formular una recomendación o solución depende de las cualidades y
la preparación profesional de cada analista.
DISEÑO DEL SISTEMA RECOMENDADO
En la fase de diseño del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el
analista utiliza la información recopilada en las primeras fases para realizar
el diseño lógico del sistema de información.
El analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos
que aseguran que los datos que ingresen al sistema de información sean
correctos. Además, el analista facilita la entrada eficiente de datos al
sistema de información mediante técnicas adecuadas de diseño de formularios y
pantallas.
La concepción de la interfaz de usuario forma parte del diseño lógico
del sistema de información. La interfaz conecta al usuario con el sistema y por
tanto es sumamente importante.
La fase de diseño también incluye el diseño de archivos o bases de
datos que almacenarán gran parte de los datos indispensables para los
encargados de tomar las decisiones en la organización. Una base de datos bien
organizada es el cimiento de cualquier sistema de información.
En esta fase el analista también interactúa con los usuarios para
diseñar la salida (en pantalla o impresa) que satisfaga las necesidades de
información de estos últimos.
Finalmente, el analista debe diseñar controles y procedimientos de
respaldo que protejan al sistema y a los datos, y producir paquetes de
especificaciones de programa para los programadores. Cada paquete debe contener
esquemas para la entrada y la salida, especificaciones de archivos y detalles
del procesamiento; también podría incluir árboles o tablas de decisión,
diagramas de flujo de datos, un diagrama de flujo de sistema, y los nombres y
funciones de cualquier rutina de código previamente escrita.
Durante esta fase el analista también trabaja con los usuarios para
desarrollar documentación efectiva para el software, como manuales de
procedimientos, ayuda en línea y sitios Web que incluyan respuestas a
preguntas frecuentes (FAQ, Frequently Asked Questions) en archivos
"Léame" que se integrarán en el nuevo software.
PRUEBA Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA
Antes de poner el sistema en funcionamiento es necesario probarlo. Es
mucho menos costoso encontrar los problemas antes que el sistema se entregue a
los usuarios. Una parte de las pruebas las realizan los programadores solos, y
otra la llevan a cabo de manera conjunta con los analistas de sistemas. Primero
se realiza una serie de pruebas con datos de muestra para determinar con
precisión cuáles son los problemas y posteriormente se realiza otra con datos
reales del sistema actual.
El mantenimiento del sistema de información y su documentación
empiezan en esta fase y se llevan a cabo de manera rutinaria durante toda su
vida útil. Gran parte del trabajo habitual del programador consiste en el
mantenimiento, y las empresas invierten enormes sumas de dinero en esta
actividad.
EMPLEMENTACEÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA
Ésta es la última fase del desarrollo de sistemas, y aquí el analista
participa en la implementación del sistema de información. En esta fase se
capacita a los usuarios en el manejo del sistema. Parte de la capacitación la
imparten los fabricantes, pero la supervisión de ésta es responsabilidad del
analista de sistemas. Además, el analista tiene que planear una conversión gradual
del sistema anterior al actual. Este proceso incluye la conversión de archivos
de formatos anteriores a los nuevos, o la construcción de una base de datos, la
instalación de equipo y la puesta en producción del nuevo sistema.
Se menciona la evaluación como la fase final del ciclo de vida del
desarrollo de sistemas principalmente en aras del debate. En realidad, la evaluación
se lleva a cabo durante cada una de las fases. Un criterio clave que se debe
cumplir es si los usuarios a quienes va dirigido el sistema lo están utilizando
realmente.
Debe hacerse hincapié en que, con frecuencia, el trabajo de sistemas
es cíclico. Cuando un analista termina una fase del desarrollo de sistemas y
pasa a la siguiente, el surgimiento de un problema podría obligar al analista a
regresar a la fase previa y modificar el trabajo realizado.
Este ciclo de vida lleva de la mano al analista desde la
identificación de problemas, oportunidades y objetivos hasta la implementación
de un nuevo sistema con un mantenimiento que se llevará de por vida, además de
las actualización que requiera con el avance de la empresa y sus necesidades. Es
un programa excelentemente estructurado en fases para su creación.
BIBLIOGRAFÍA
Kendall & Kendall. Ed. P.H. AYDS. Ciclo
de Vida del desarrollo de un sistema P. 10
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